En time sparet på hvert eneste tilbud
Altansmeden beregnede tilbud i hånden gennem et dokument, et regneark og en mail. I dag udfylder kunden selv en formular, og prisen er beregnet, før nogen har åbnet den.
Udfordringen: Tilbuddet skulle bygges tre gange
Da Claus Menne i begyndelsen af 2021 overtog driften af Altansmeden i Silkeborg, overtog han samtidig en forældet måde at behandle ordreforespørgsler på. Den fungerede, og det var netop derfor ingen havde set på den i årevis.
Gangen var denne. En forespørgsel kom ind og blev skrevet ned i et dokument. Oplysningerne derfra skulle kopieres manuelt over i et regneark, hvor tilbuddet eller overslaget blev beregnet. Resultatet skulle så plottes ind i en mail og sendes af sted i hånden.
Hvert enkelt trin føltes overkommeligt. Det er sådan den slags overlever. Det er først, når man lægger trinene sammen og ganger med antallet af forespørgsler på et år, at tallet bliver ubehageligt. Claus Menne vurderer i dag, at det nye tilbudssystem sparer personalet tæt på en times arbejde pr. tilbud.
Der er en pris til, som er sværere at sætte tal på. I en branche hvor kunden ofte spørger flere steder, betyder det noget at være den første, der svarer.
Løsningen: Kunden taster, systemet regner
Ved at integrere Zoho Creator med virksomhedens eksisterende CRM-system blev tilbudsgivningen til ét flow i stedet for tre adskilte trin. Den mere strukturelle tilgang har ifølge Claus Menne været et ekstra plus i sig selv.
Sådan ser det ud i dag. Den potentielle kunde udfylder detaljerne for den ønskede altan i en onlineformular. I samme øjeblik formularen er sendt, kalkulerer platformen automatisk omkostningerne ved at producere netop den altan, og salgsafdelingen får besked om, at der ligger en ny henvendelse med en færdig kalkulation.
Derfra er der ét menneskeligt trin tilbage, og det er det, der skal være menneskeligt. Salgsafdelingen definerer den ønskede dækningsgrad og lægger standardsatser til, hvorefter tilbuddet kan sendes få minutter efter, formularen blev indsendt.
Løsningen er bevidst lille. Én integration, ét flow. Den slags kan bygges hurtigt, og den kan udvides senere uden at skulle bygges om.
Det gælder om at være så kosteffektiv som mulig i alle led i virksomheden, og for at komme nærmere det mål, er en forenkling af procedurerne et af områderne, hvor man kun kommer i mål ved hjælp af øget digitalisering.
Claus Menne, direktør, AltansmedenKædereaktionen af et lille indgreb
Tæt ved en time sparet pr. tilbud. Det frigør timer, der kan bruges på de opgaver, ingen maskine kan tage.
Kunden får sit tilbud markant hurtigere. I en branche hvor der spørges flere steder, kan det afgøre sagen.
Risikoen for regnefejl er minimeret, fordi data overføres direkte fra kundens eget input og ikke gennem en afskrift.
Resultatet: Ingen flytter data i hånden mere
Mængden af manuelt arbejde omkring tilbudsberegning og tilbudsafgivelse er minimeret, fordi medarbejderne ikke længere skal flytte data fra ét system til et andet. Det var det arbejde, der spiste timen.
Læg mærke til, hvor lille indgrebet er i forhold til effekten. Der blev ikke skiftet CRM-system, og der blev ikke lavet om på, hvordan Altansmeden sælger altaner. Der blev bygget et led mellem kundens forespørgsel og sælgerens tilbud, og det led kunne regne.
Det er derfor vi kalder den en størrelse XS. Systemet gør én ting, gør den hver gang, og har kun den ene integration, det kræver.
Hvad I kan tage med
Den dyreste arbejdsgang er sjældent den, alle brokker sig over. Det er den, ingen taler om, fordi hvert enkelt trin føles overkommeligt. Gang den med et år, før I vurderer den.
Og et system behøver ikke være stort for at flytte noget. Altansmedens løsning har én integration. Den kunne bygges hurtigt netop derfor.
Bygger I tilbud i hånden?
Skriv eller ring direkte. Vi kigger på, hvor mange trin der ligger mellem forespørgslen og det afsendte tilbud hos jer.
Anders Ager
Transformio ApS