Et databasesystem bygget til jeres virksomhed
Et databasesystem samler jeres oplysninger ét sted, så alle arbejder i de samme tal. Her er, hvad det er, hvad det kan, og hvordan I får et, der passer til jer.
Hvor mange steder står jeres kunders adresse?
Hvis svaret er mere end ét, har I brug for en database. Den samme oplysning, der står flere steder, bliver før eller siden forskellig, og så går tiden med at finde ud af, hvilken der er rigtig.
Jeres salgsassistent Sofie retter en leveringsadresse i ordrearket. Samme eftermiddag laver lagermanden Jonas en følgeseddel ud fra kundelisten, hvor den gamle adresse stadig står. Pakken kører til den forkerte by, og næste morgen bruger to mennesker en time på at finde fejlen. Ingen gjorde noget forkert. Oplysningen boede bare to steder. Ligger jeres vigtigste data i dag i regneark, er det også værd at læse, om jeres data er sikre i Excel.
Hvad kan et tilpasset databasesystem?
Kunder, ordrer, produkter og aftaler ligger i én database, som alle arbejder i. Oplysninger fra flere kilder kan kombineres i én letlæselig rapport, og I kan filtrere og sortere på netop de felter, der betyder noget for jer.
Systemet kan give besked, når en værdi når en bestemt grænse, sende en mail til kunden, når en ordre skifter status, eller advare en kollega, når noget kræver handling. Reglerne sættes op én gang, og så kører de.
Ordrebekræftelser, følgesedler og pakkelister dannes direkte fra databasen med jeres udseende og de oplysninger, jeres kunder har brug for. Ingen skal kopiere tal over i et dokument for at lave standardpapirerne.
Grafer og oversigter, der kan læses af alle, uanset teknisk baggrund. De viser aktuelle tendenser ud fra de data, systemet allerede har, og nye rapporttyper kan bygges til, når I får brug for dem.
Hver medarbejder ser og retter det, deres rolle giver adgang til, så lageret for eksempel ikke ser indkøbspriser. Ændringer kan træde i kraft med det samme eller vente på, at en leder godkender dem.
Databasen kører i browseren og som app på iPhone og Android. Skal der rettes noget akut hjemmefra eller ude hos en kunde, kan det gøres fra computer, tablet eller telefon, med de samme data som på kontoret.
Ét sted, hvor oplysningen står én gang.
Og bruges af alle.
Hvordan bliver databasen fundamentet for resten?
En god database er sjældent det sidste, I bygger. Når jeres kunder, produkter og ordrer først står ét sted, kan de næste apps bruge de samme data i stedet for at starte forfra.
Når de grundlæggende oplysninger er på plads, er det netop dem, en ordrestyring, en lagerstyring eller en tidsregistrering har brug for. Hver ny app trækker på de samme kunder og produkter, så ingen skal vedligeholde lister to steder. Data fra andre systemer, for eksempel økonomi, kan hentes ind automatisk, hvor der er bygget en integration.
Kunne I ikke bare bygge det selv?
Jo. Med AI kan I i dag få bygget en database med formularer og lister på en eftermiddag. Det ser rigtigt ud, og det virker. Indtil en kunde spørger, hvor I har hans oplysninger, og hvem der kan se dem, eller indtil den, der byggede det, har fået nyt job. Så står I med noget, ingen tør røre.
Vi bygger lige så hurtigt. Forskellen er, hvad vi bygger på. Login, data, backup og integrationer er ikke noget, vi finder på til lejligheden. Det står på Zoho Creator, en platform vi kender ud og ind, og som har holdt i tyve år. Vi bygger det, der er jeres. Resten er afprøvet, og ansvaret for, at det holder, ligger hos os. Læs, hvad det betyder for sikkerheden.
Hvordan kommer I i gang med en database?
I starter med jeres data, sådan som de ser ud i dag. Hvilke oplysninger findes, hvor står de, og hvem bruger dem? Svarene bestemmer, hvordan databasen skal bygges.
Tag de tre filer eller lister, der bliver åbnet oftest, og skriv ned, hvilke oplysninger der går igen i dem. Kundenavne, varenumre og adresser står typisk flere steder. De gentagelser viser, hvilke tabeller databasen skal have, og hvordan de hænger sammen. Det arbejde kan I starte på i dag.
Andre muligheder
Det samme fundament, en anden arbejdsgang. Mange starter ét sted og bygger videre.
Ordren oprettes ét sted og følger med hele vejen fra forespørgsel til afsluttet ordre. Ingen taster den samme oplysning igen.
Beholdningen opdateres dér, hvor varerne står, fra telefonen, i stedet for på en seddel, der skal tastes ind senere.
Timerne registreres, hvor arbejdet sker, og lander automatisk der, hvor løn, fakturering og overblik bruger dem.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en database helt kort?
En database er en organiseret samling af oplysninger, hvor hver ting gemmes ét sted med faste felter, og hvor tingene er forbundet med hinanden. En kunde står én gang og er koblet til sine ordrer. Det gør det muligt at søge, sortere og lave rapporter på tværs af det hele, uden at den samme oplysning skal skrives flere gange.
Hvad er forskellen på en database og et regneark?
Et regneark er bygget til beregninger og overblik, og det er rigtig godt til det. En database er bygget til, at mange arbejder i de samme oplysninger på samme tid, med regler for, hvad der må stå i felterne, og hvem der må rette. Forskellen er uddybet i artiklen om Excel som database.
Skal vi kunne programmere for at bruge systemet?
Nej. Medarbejderne arbejder i formularer, lister og knapper, som ligner det, de kender fra andre programmer. Programmeringen står udviklerne for, og Transformio påtager sig ansvaret for, at systemet virker. Vil I selv rette i felter og rapporter bagefter, kan Creator også give jer adgang til det.
Kan vi flytte vores eksisterende data over?
Som regel ja. Data fra regneark, CSV-filer og mange andre databaser kan importeres, så I kommer hurtigt i gang. Det kræver ofte en oprydning først, fordi den samme kunde eller vare kan være stavet på flere måder. Den oprydning er tiden værd, for det er her, dobbeltregistreringerne bliver fundet.