Et databasesystem bygget til jeres virksomhed
Et databasesystem samler jeres oplysninger ét sted, så alle arbejder i de samme tal. Her er, hvad det er, hvad det kan, og hvordan I får et, der passer til jer.
Hvor mange steder står jeres kunders adresse?
Hvis svaret er mere end ét, har I brug for en database. Den samme oplysning, der står flere steder, bliver før eller siden forskellig, og så går tiden med at finde ud af, hvilken der er rigtig.
Jeres salgsassistent Sofie retter en leveringsadresse i ordrearket. Samme eftermiddag laver lagermanden Jonas en følgeseddel ud fra kundelisten, hvor den gamle adresse stadig står. Pakken kører til den forkerte by, og næste morgen bruger to mennesker en time på at finde fejlen. Ingen gjorde noget forkert. Oplysningen boede bare to steder. Ligger jeres vigtigste data i dag i regneark, er det også værd at læse, om jeres data er sikre i Excel.
Alle virksomheder har data, der skal holdes styr på: Kunder, produkter, ordrer, maskiner og aftaler. Selv virksomheder, der aldrig ville kalde sig tech-virksomheder, er afhængige af, at de oplysninger er rigtige og til at finde. Når de ligger spredt i filer, mapper og indbakker, bliver hverdagen en jagt på den seneste version.
Hvad er en database, og hvad er et databasesystem?
En database er en struktureret samling af oplysninger, hvor hver ting står ét sted og hænger sammen med det, den hører til. Et databasesystem er databasen plus de skærmbilleder, regler og rapporter, I arbejder i.
Forestil jer, at hver kunde står én gang, hver ordre kender sin kunde, og hver ordrelinje kender sit produkt. Ændrer I kundens adresse, er den ændret på alle ordrer, følgesedler og fakturaer på én gang. Det er kernen i en database: Oplysninger gemmes i tabeller med faste felter, og tabellerne er forbundet, så intet skal skrives to gange.
Selve databasen er sjældent det, medarbejderne ser. De ser formularer, lister, knapper og rapporter, og det er dét, der gør den til et system. En klassisk database kræver typisk en udvikler eller databaseadministrator til at bygge og vedligeholde den, og det ligger langt fra de færdigheder, en travl virksomhedsejer har brug for i hverdagen.
Mange starter derfor med regneark, og det er et fint sted at starte. Regnearket er lavet til beregninger og overblik. Når flere skal arbejde i de samme data på samme tid, er det arbejdet omkring arket, der begynder at koste. Vi har samlet de typiske tegn i 5 grunde til ikke at bruge Excel som database.
Hvorfor passer færdige systemer sjældent til jeres data?
Færdige systemer er bygget til en gennemsnitlig virksomhed. Enten får I langt flere felter og menuer, end I har brug for, eller også mangler netop de oplysninger, der gør jeres forretning til jeres.
Har I maskiner med serviceintervaller, kunder med flere leveringsadresser eller produkter med varianter, som ingen andre har, ender det i et standardsystem med fritekstfelter og noter. Og så er I tilbage ved oplysninger, der hverken kan sorteres, filtreres eller bruges i en rapport. En skræddersyet database starter i den anden ende: Med jeres data, sådan som de faktisk ser ud.
Ved at bygge brugerfladen på low-code bliver den daglige brug enkel. De funktioner, I bruger mest, ligger på en knap frem for begravet i lag af menuer. Medarbejderen udfylder en kort formular, og databasen opdateres alle de rigtige steder, uden at nogen skal finde og erstatte gamle oplysninger eller bygge formler.
Hvad kan et skræddersyet databasesystem?
Funktionerne vælges efter, hvordan I arbejder. Her er seks, der typisk gør den største forskel.
Kunder, ordrer, produkter og aftaler ligger i én database, som alle arbejder i. Oplysninger fra flere kilder kan kombineres i én letlæselig rapport, og I kan filtrere og sortere på netop de felter, der betyder noget for jer.
Systemet kan give besked, når en værdi når en bestemt grænse, sende en mail til kunden, når en ordre skifter status, eller advare en kollega, når noget kræver handling. Reglerne sættes op én gang, og så kører de.
Ordrebekræftelser, følgesedler og pakkelister dannes direkte fra databasen med jeres udseende og de oplysninger, jeres kunder har brug for. Ingen skal kopiere tal over i et dokument for at lave standardpapirerne.
Grafer og oversigter, der kan læses af alle, uanset teknisk baggrund. De viser aktuelle tendenser ud fra de data, systemet allerede har, og nye rapporttyper kan bygges til, når I får brug for dem.
Hver medarbejder ser og retter det, deres rolle giver adgang til, så lageret for eksempel ikke ser indkøbspriser. Ændringer kan træde i kraft med det samme eller vente på, at en leder godkender dem.
Databasen kører i browseren og som app på iPhone og Android. Skal der rettes noget akut hjemmefra eller ude hos en kunde, kan det gøres fra computer, tablet eller telefon, med de samme data som på kontoret.
Hvordan bliver databasen fundamentet for resten?
En god database er sjældent det sidste, I bygger. Når jeres kunder, produkter og ordrer først står ét sted, kan de næste apps bruge de samme data i stedet for at starte forfra.
Når de grundlæggende oplysninger er på plads, er det netop dem, en ordrestyring, en lagerstyring eller en tidsregistrering har brug for. Hver ny app trækker på de samme kunder og produkter, så ingen skal vedligeholde lister to steder. Data fra andre systemer, for eksempel økonomi, kan hentes ind automatisk, hvor der er bygget en integration.
Derfor er næste app billigere at bygge end den første. Brugere, rettigheder og data findes allerede, og medarbejderne kender platformen. Eksisterende data fra regneark og CSV-filer kan som regel importeres, så I har noget at arbejde med fra første dag. Det er grundtanken i vores skræddersyede applikationer: Ét fundament, som jeres systemer vokser ud af.
Hvordan kommer I i gang med en database?
I starter med jeres data, sådan som de ser ud i dag. Hvilke oplysninger findes, hvor står de, og hvem bruger dem? Svarene bestemmer, hvordan databasen skal bygges.
Tag de tre filer eller lister, der bliver åbnet oftest, og skriv ned, hvilke oplysninger der går igen i dem. Kundenavne, varenumre og adresser står typisk flere steder. De gentagelser viser, hvilke tabeller databasen skal have, og hvordan de hænger sammen. Det arbejde kan I starte på i dag.
Derefter bygges systemet i etaper på low-code, typisk Zoho Creator, så I kan arbejde i en basisudgave og sige til, før der automatiseres. Transformio tager ansvaret for helheden fra behovsafklaring til drift. Læs, hvordan forløbet er skruet sammen, under processen. Et eksempel er Altansmeden, der fik et system til priskalkulation.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en database helt kort?+
En database er en organiseret samling af oplysninger, hvor hver ting gemmes ét sted med faste felter, og hvor tingene er forbundet med hinanden. En kunde står én gang og er koblet til sine ordrer. Det gør det muligt at søge, sortere og lave rapporter på tværs af det hele, uden at den samme oplysning skal skrives flere gange.
Hvad er forskellen på en database og et regneark?+
Et regneark er bygget til beregninger og overblik, og det er rigtig godt til det. En database er bygget til, at mange arbejder i de samme oplysninger på samme tid, med regler for, hvad der må stå i felterne, og hvem der må rette. Forskellen er uddybet i artiklen om Excel som database.
Skal vi kunne programmere for at bruge systemet?+
Nej. Medarbejderne arbejder i formularer, lister og knapper, som ligner det, de kender fra andre programmer. Programmeringen står udviklerne for, og Transformio påtager sig ansvaret for, at systemet virker. Vil I selv rette i felter og rapporter bagefter, kan platformen også give jer adgang til det.
Kan vi flytte vores eksisterende data over?+
Som regel ja. Data fra regneark, CSV-filer og mange andre databaser kan importeres, så I kommer hurtigt i gang. Det kræver ofte en oprydning først, fordi den samme kunde eller vare kan være stavet på flere måder. Den oprydning er tiden værd, for det er her, dobbeltregistreringerne bliver fundet.
Hvad kan en database til virksomheden bruges til senere?+
Det samme fundament kan bære flere apps. Når kunder og produkter først står ét sted, kan I bygge en ordrestyring eller en lagerstyring oven på de samme data. Medarbejderne kender allerede platformen, så nye skærmbilleder er hurtigere at tage i brug. Se flere eksempler under skræddersyede applikationer.