Lagerstyring, I kan styre fra mobilen
Et lagersystem til en mindre virksomhed skal være enkelt, hurtigt at lære og bygget til jeres varer. Her er, hvad skræddersyet lagerstyring kan, og hvordan I kommer i gang.
Hvad står der egentlig på hylderne?
Når lagertallet står i en liste på kontoret, er det kun rigtigt lige efter optællingen. Resten af tiden gætter I, og det mærkes, når en kunde spørger, om varen er på lager.
Jeres sælger Rasmus lover en kunde levering i morgen, fordi lagerlisten siger tolv stk. Ude på lageret har Mikkel brugt de fire til en hasteordre i formiddags og skrevet det på en seddel, der ligger ved pakkebordet. Ingen har rettet listen. Kunden får et opkald om, at varen alligevel er i restordre, og Rasmus bruger eftermiddagen på at glatte ud.
Problemet er sjældent tallet i sig selv. Det er afstanden mellem hylden, hvor varen flyttes, og listen, hvor den skal registreres. Jo større den afstand er, jo mere afhænger lagertallet af, at alle husker at skrive det ned. En lagerstyring skal derfor kunne bruges der, hvor varerne er, med det samme og på få sekunder.
Hvorfor er de fleste lagersystemer for store?
Mange lagersystemer er bygget, som om alle virksomheder har flere lagre og tusindvis af ordrer om dagen. For en mindre virksomhed betyder det lange funktionslister, tilvalgspakker og en oplæring, ingen har tid til.
Søger I efter et lagerstyringsprogram, er det let at få indtrykket af, at alle skal drive et internationalt varehus. Funktionslisterne fylder side op og side ned med menuindstillinger, og det, I egentlig havde brug for, kræver en udvidelse. Længe har mindre virksomheder skullet vælge mellem den urskov af tilvalg og deres egne lister, hvis de ville have systematik i lageret.
Det modsatte findes også: Simple apps, der kan tælle varer og intet andet. De ved intet om, at jeres varer har serienumre, kommer i kolli eller skal reserveres til bestemte ordrer. Et tilpasset lagerstyringssystem bygges med præcis de funktioner, I bruger. Det gør oplæring og daglig brug hurtigere, og nye funktioner kan lægges til, når behovet opstår.
Hvad kan et skræddersyet lagerstyringssystem?
Funktionerne vælges efter jeres varer og jeres lager. Her er seks, der typisk gør den største forskel.
Varer tages ind og ud på telefonen eller en tablet, der hvor de fysisk flyttes. Lagertallet opdateres med det samme, så sælgeren på kontoret ser den samme beholdning som kollegaen ved pakkebordet.
Hele systemet kører typisk ud af én fælles database, som alle arbejder i. Så er der ingen kopier at holde i takt, og ingen lister, der siger noget forskelligt om den samme vare.
Systemet kan give besked, når en vare kommer under et bestemt antal, så indkøbet sker, før hylden er tom. Grænserne sættes pr. vare, og beskeden går til den, der har ansvaret for indkøbet.
Et dashboard kan vise det, der er vigtigst for jer: Lagerniveauer, dagligt salg og status på hvert indkøb. Så kan I se på et øjeblik, hvor der er brug for handling, uden at åbne fem lister.
Hver medarbejder får adgang til det, deres rolle kræver, så lageret for eksempel ikke ser indkøbspriser. En ny kollega kommer på systemet med et link og får de rettigheder, der passer til opgaven.
Fordi systemet kører i browseren og som app, virker det på Windows, Mac, iOS og Android. Det kræver ingen tunge computere, så robuste tablets og billigere hardware fungerer fint i et fysisk miljø som et lager.
Hvordan hænger lageret sammen med ordrer og tid?
Et lager står sjældent alene. Varer bliver solgt på ordrer, pakket af medarbejdere og købt ind hos leverandører, og når de trin bor på samme platform, følger lagertallet automatisk med.
Når en ordre pakkes i en ordrestyring, kan beholdningen falde af sig selv. Når en montør bruger en reservedel ude hos kunden, trækkes den fra lageret i den samme app, hvor han også registrerer sine timer med en tidsregistrering. Ingen skal overføre tal mellem systemer, og lagertallet passer, fordi det opdateres der, hvor arbejdet sker.
Derfor er næste app billigere at bygge end den første. Varer, kunder, brugere og rettigheder findes allerede i databasen, og medarbejderne kender platformen. Det er grundtanken i vores skræddersyede applikationer: I starter med den flaskehals, der gør mest ondt, og bygger videre, når næste behov melder sig. På den måde vokser systemet i samme takt som virksomheden.
Hvordan kommer I i gang med lagerstyring?
I starter med at se på, hvordan varerne bevæger sig i dag, fra de kommer ind ad døren, til de er sendt videre. Det viser, hvor lagertallet går skævt, og hvad systemet skal kunne.
Følg en vare gennem huset. Hvor bliver den modtaget, hvem registrerer det, og hvor mange steder står antallet? Hvornår bliver den reserveret, pakket og sendt? Skriv hvert trin ned, også de uofficielle som sedlen ved pakkebordet. Den liste er grundlaget for en behovsafklaring, og den viser som regel, hvilke to eller tre funktioner der løser det meste.
Systemet bygges i etaper på low-code, typisk Zoho Creator, så I kan bruge en basisudgave på lageret og sige til, før der bygges videre. Transformio tager ansvaret for helheden, fra behovsafklaring til byggeri og drift. Hele forløbet er beskrevet under processen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er lagerstyring?+
Lagerstyring er at holde styr på, hvilke varer I har, hvor de står, og hvor mange der er. Det omfatter modtagelse, reservation, pluk og afgang, og i de fleste virksomheder også indkøb. Et lagerstyringssystem samler de oplysninger ét sted, så beholdningen passer, og så alle kan se den på samme tid.
Er et lagersystem for stort til en mindre virksomhed?+
Det behøver det ikke at være. Et skræddersyet lagersystem indeholder kun de funktioner, I bruger, så oplæringen er kort og hverdagen enkel. Mange mindre virksomheder har mest brug for modtagelse, beholdning og advarsler ved lav beholdning, og det er et fint sted at starte. Resten bygges til, når behovet viser sig.
Kan vi bruge lagerstyringen fra mobilen?+
Ja. Systemet kører i browseren og som app på iPhone og Android. Medarbejderne kan registrere varer ved hylden eller i bilen og se beholdningen, uanset hvor de er. Nye brugere får adgang via et link med de rettigheder, der passer til deres opgaver, og kan være i gang efter en kort oplæring.
Skal vi installere og opdatere noget selv?+
Løsningen er browserbaseret, så der er ingen programmer at installere på computerne. Rettelser og forbedringer lægges på centralt, og alle bruger altid den nyeste version. Jeres opgave er at holde telefoner, tablets og computere opdaterede. Ansvaret for selve systemet ligger hos Transformio.
Kan lagerstyringen udvides med ordrer og tid?+
Ja. Fordi det hele bygges på samme platform, kan lagerstyringen udvides med en ordrestyring, en tidsregistrering eller en database til kunder og produkter. Medarbejderne kender allerede skærmbillederne, og de nye apps bruger de samme varer og brugere, så ingen lister skal vedligeholdes to steder.