Fra booking til betalt faktura,
uden at nogen taster
CR Logistic kørte deres bookinger gennem flere regneark og en Google-kalender. I dag går en ordre hele vejen fra forespørgsel til udstedt faktura, mens vognene kører.
Udfordringen: Den samme oplysning skrevet fire gange
CR Logistic er en vognmandsforretning i Aarhus, der kører møbeltransport og flytteopgaver. Bookinger, afregninger og ordrer blev registreret i flere forskellige regneark plus en Google-kalender, og forretningen voksede hurtigere end den opsætning kunne følge med til.
Følg en enkelt ordre gennem huset, som den så ud dengang. Kunden ringer eller skriver. Oplysningerne skrives ned ved ordreafgivelsen. Derfra kopieres de over i regnearkene. Derfra tilbage i ordrekalenderen. Derfra ind i en skabelon til bookingbekræftelsen. Og når afhentnings- og leveringstidspunkt senere skal aftales med kunden, kopieres de samme oplysninger rundt igen.
Regnearkene var ikke problemet. De gjorde præcis det, de er gode til, helt indtil de skulle være forretningens system. Efterhånden som ordrerne blev flere, blev arkene længere, og det blev svært bare at finde den enkelte booking igen. Med store mængder data, der flyttes i hånden, følger en tilsvarende risiko for at et tal lander forkert.
Det, der virkelig kostede, var ikke minutterne ved tastaturet. Det var, at ingen kunne svare hurtigt på et simpelt spørgsmål. Hvor er den vogn nu, og hvad koster den tur egentlig.
Løsningen: Først kortlægning, så platform, så automatik
Vi begyndte med at kortlægge arbejdsgangen hele vejen igennem. Fra tilbudsafgivelse over booking og disponering af ture til levering og afslutning af ordren. Først da trinene lå fast, gav det mening at bygge noget.
På baggrund af procestrinene byggede vi en skræddersyet ordrestyringsplatform på Zoho Creator. Den kom ikke færdig ud af døren. CR Logistic arbejdede i nogle uger med en basisløsning, mens vi justerede den til, og først derefter rullede vi automatiseringerne ud.
Rækkefølgen er ikke tilfældig. Automatiserer man en arbejdsgang, ingen har set efter i sømmene, får man bare den gamle rutine hurtigere. De uger med basisløsningen var dem, der afgjorde, hvad der overhovedet var værd at automatisere.
Vores nye bookingplatform har gjort vores hverdag så meget nemmere. Vi sparer meget tid på den enkelte booking, og kunderne er vilde med de præcise opdateringer de modtager på sms.
Czeslaw Jankiewich, ejer, CR LogisticDet platformen gør af sig selv
Sendes automatisk, så snart ordren er oprettet. Kunden hører fra jer med det samme, uden at nogen skal huske det.
Betalingslinket ligger i den mail, kunden alligevel læser. Ingen separat rykkerrunde for at få pengene hjem.
Hver tur bærer sine egne tal, så det kan ses hvad den enkelte opgave gav, og ikke kun hvad måneden gav.
Integration til Dinero. Når godset er leveret, udstedes fakturaen. Der er ingen der taster den.
Integration med Google Maps, så vognene kan disponeres efter hvor de faktisk er, og ikke efter hukommelse.
Besked om hvornår afhentning og levering kan forventes. Det er den funktion, kunderne selv fremhæver.
Resultatet: Overblik i huset, ro hos kunden
Bookingprocessen er strømlinet, og personalet har nu et markant bedre overblik over de enkelte ordrer. Det gør det muligt at optimere den enkelte vogns ture i stedet for at disponere efter mavefornemmelse.
Kunden mærker det på tre måder. Bekræftelsen kommer hurtigere og har betalingslinket med. Beskederne om afhentning og levering kommer af sig selv. Og fakturaen kommer, når godset er leveret, fordi Dinero-integrationen udsteder den på det tidspunkt.
Fordi løsningen er bygget på Zoho Creator, kom den til verden med mobilapps til både Android og iPhone. Chaufføren har dermed den relevante information med i lommen og i bilen, uden at der skulle bygges en app oveni bagefter.
Det er værd at bemærke, hvad der ikke skete. Der blev ikke købt et transportstyringssystem af hylden, og virksomheden lavede ikke sine arbejdsgange om for at passe ind i noget. Rækkefølgen gik den anden vej.
Hvad I kan tage med
Den samme oplysning skrevet flere gange er sjældent et disciplinproblem. Det er et tegn på, at der mangler et sted, hvor den kan stå én gang. Tæl hvor mange steder en ordre bliver skrevet ind hos jer. Er tallet over to, er der en opgave.
Og begynd ikke med automatiseringen. Den er billig at bygge og dyr at fortryde, hvis den er bygget oven på en arbejdsgang, ingen har set efter.
Kører jeres ordrer gennem for mange hænder?
Skriv eller ring direkte. Første samtale handler om, hvor mange steder den samme oplysning bliver skrevet ind hos jer.
Anders Ager
Transformio ApS