5 grunde til ikke at bruge Excel som database

Hvorfor ender så mange med Excel som database?

Fordi regnearket er det nemmeste sted at begynde. Det er hurtigt at oprette, alle kan bruge det, og det ligger allerede på computeren. Problemerne kommer først, når arket vokser, og flere kolleger skal arbejde i det.

Mange små og mellemstore virksomheder holder styr på ordrer, fakturering, logistik og kalkulationer i regneark. Det er en smart og billig løsning at starte med. I takt med at virksomheden vokser, kommer der flere ark til, de bliver mere komplicerede, og overblikket bliver sværere at bevare. Det er typisk dér, fejlene begynder at snige sig ind.

Måske kender I situationen. Jeres kollega Mette har den nyeste udgave af kundelisten liggende på sin egen computer, mens resten af kontoret arbejder i den fra sidste uge. Ordrerne står i ét ark og priserne i et andet, og kun Mette ved, hvilke kolonner der må røres. Når hun holder ferie, står arket også stille.

Lad os sige det med det samme: Excel er et godt værktøj til beregninger, budgetter og analyser. Et regneark er bygget til at regne. En database er bygget til at gemme data sikkert, lade mange arbejde i dem samtidig og holde styr på, hvem der gør hvad. De fem grunde handler om den forskel.

Hvad er de fem grunde til ikke at bruge Excel som database?

Hver grund handler om det, der sker, når et regneark skal løse en databases opgaver. Det sjette kort samler, hvad de har til fælles.

1. Data er svære at beskytte

En fil på et fælles drev kan som regel åbnes, rettes og slettes af alle med adgang til drevet. Bliver filen ødelagt eller overskrevet, er data væk eller forkerte. En database med adgangskontrol giver hver bruger præcis de rettigheder, vedkommende skal bruge.

2. Samarbejde bliver til versioner

Selv når flere kan arbejde i samme fil, bliver kopier sendt på mail, gemt lokalt og rettet hver for sig. Snart findes der tre udgaver af kundelisten, og ingen ved med sikkerhed, hvilken der er den rigtige. En database har kun én udgave.

3. Rapporterne bygges i hånden

Excel kan lave flotte analyser, når data ligger ét sted og er ensartede. Når ordrer, kunder og timer ligger i hver sit ark, skal nogen samle dem, før tallene kan bruges. Det tager tid, og en enkelt forkert kopi giver et forkert billede.

4. Arket vokser fra jer

Et regneark, der startede med hundrede rækker, har efter nogle år tusindvis, mange faneblade og formler, som kun én person forstår. Det bliver langsommere at åbne og sværere at rette i. En database er bygget til at vokse med antallet af poster og brugere.

5. Data flyttes manuelt

Tallene tastes ind, kopieres til et andet ark og tastes igen i fakturasystemet. Hver gang data flyttes i hånden, er der risiko for fejl, og timerne løber. En database kan kobles til jeres øvrige systemer, så oplysningerne kun skal indtastes én gang.

Det har de fem til fælles

Excel er stadig et af de bedste værktøjer til beregninger og hurtige analyser. De fem problemer opstår først, når regnearket skal gøre en databases arbejde. Det gælder at gemme data sikkert, dele dem mellem mange og holde dem ens over tid.

Hvor godt er jeres data beskyttet i et regneark?

Ofte dårligere end de fleste tror. En fil på et fælles drev kan typisk åbnes, rettes, kopieres og slettes af alle, der har adgang til drevet, og det er svært at se bagefter, hvem der gjorde hvad.

Når en fil bliver ødelagt, overskrevet eller slettet ved en fejl, forsvinder data med den. Og når alle kan rette i den samme fil, sniger der sig fejl ind, som ingen opdager, før en beslutning er truffet på et forkert tal. Det kan i værste fald skade både økonomien og virksomhedens omdømme.

En database med adgangskontrol vender det om. Hver bruger får de rettigheder, vedkommende har brug for. Sælgeren kan se sine egne kunder, bogholderen kan rette i fakturaerne, og lederen ser det samlede billede. Vi har gået sikkerheden mere i dybden i artiklen er jeres data sikre i Excel?

Hvad koster arbejdet omkring regnearket?

Mere tid, end det ser ud til. Den enkelte tastning tager kun et øjeblik, og derfor lægger ingen mærke til den. Opgaverne gentages hver dag af flere medarbejdere, og det er summen, der mærkes.

Tag et enkelt regnestykke. Hvis en manuel opgave tager seks minutter og bliver udført fem gange om dagen, bruger hver medarbejder en halv time dagligt på den. Over en uge er det to en halv time pr. person. Ganger I med antallet af kolleger, der gør det samme, bliver tallet hurtigt stort.

Det gælder også dokumenterne. Skal jeres kollega Jonas lave en ordrebekræftelse eller en følgeseddel, flytter han måske tal fra regnearket over i en skabelon, før den kan sendes til kunden. Med data samlet i en database kan dokumentet dannes med få klik, også fra telefonen ude hos kunden.

Hvad er alternativet til Excel som database?

En online database, der er bygget til at gemme og dele data. I får ét sted, hvor alle arbejder i de samme oplysninger, adgangen er styret, og rapporter og dokumenter dannes direkte fra data.

En online database kan bruges fra computer, tablet og telefon, uanset om I sidder på kontoret eller hos en kunde. Data ligger ét sted, så I kan søge, filtrere og lave rapporter med få klik. Opgaver, der i dag kræver kopiering, kan automatiseres, fx en mail til en kollega eller en sms til kunden, når en ordre skifter status.

Vi bygger typisk den slags løsninger på Zoho Creator, en low-code platform, hvor databasen formes efter jeres arbejdsgange. Platformen kan kobles til de systemer, I allerede har, så I kan tage det i etaper. Læs mere om, hvordan en database til jeres virksomhed kan se ud.

Hvordan kommer I fra regneark til database?

Ved at starte med arbejdsgangen og først bagefter bygge systemet. Når det står klart, hvor data opstår, hvem der bruger dem, og hvor de flyttes i hånden, er det langt nemmere at se, hvad databasen skal kunne.

Vognmandsforretningen CR Logistic havde bookinger, afregninger og ordrer liggende i flere regneark og en kalender, og den samme oplysning blev skrevet flere gange. I dag bor det hele i én platform bygget på Zoho Creator, og en ordre går fra forespørgsel til faktura uden manuelle tastninger. Læs hele casen om CR Logistic.

Rækkefølgen betyder noget. Først kortlægges arbejdsgangen, så bygges en basisløsning, som I arbejder i et stykke tid, og derefter automatiseres det, der giver mening. Sådan undgår I at gøre en dårlig rutine hurtigere. Bruger I kun et enkelt regneark en gang imellem uden følsomme oplysninger, kan det dog sagtens være klogest at blive ved det.

Ofte stillede spørgsmål