Bruger I stadig Excel som database i virksomheden? Overvej engang om det er den rigtige løsning: Excel er fantastisk som regneark og udregninger, men det er ikke den bedste løsning som database. Faktisk kan brugen af Excel som database føre til alvorlige konsekvenser, herunder tab af essential data og dårlig understøttelse af beslutninger.
Manglende databeskyttelse:
Alt andet lige, er sikkerheden ved at bruge Excel fremfor en database med adgangskontrol mere udsat. Hvis I bruger Excel som database, løber I langt større risko for datatab, i det tilfælde at en af jeres filer bliver ødelagt eller slettet.
Desuden er det svært at beskytte jeres data i Excel mod uautoriserede ændringer eller adgang fra uvedkommende. Hvis I gemmer jeres filer på en fælles server, kan de let blive redigeret af andre med adgang til serveren. Dette kan føre til fejl i data, og kan have alvorlige konsekvenser for virksomheden, såsom dårlig beslutningstagning, overtrædelse af love og regler og alvorlig skade på virksomhedens omdømme.
En database med adgangskontrol derimod, giver mulighed for at tildele specifikke rettigheder til forskellige brugere, således at kun autoriserede personer har adgang til at redigere data. Det øger sikkerheden og beskyttelsen af jeres data markant.
Det er derfor vigtigt, at I vurderer jeres sikkerhedsbehov, før I vælger at fortsætte med at bruge Excel som database. Hvis sikkerheden af jeres data er en høj prioritet for virksomheden, bør I overveje at implementere en database med adgangskontrol i stedet for at bruge Excel
Samarbejde kan være vanskeligt
Excel er ikke designet med samarbejde for øje, hvilket betyder, at det kan være svært at samarbejde med andre i realtid. I kan ikke have flere personer, der redigerer samme fil på samme tid, hvilket kan kan føre til konflikter og dobbeltarbejde.
Desuden kan det være besværligt at organisere og dele opdaterede versioner af en Excel-fil blandt kollegaerne. Hvis mange personer arbejder på samme fil, kan det være svært at holde styr på ændringerne og sikre, at alle har den nyeste version.
Dette kan resultere i forvirring og frustration, når kollegaer skal samarbejde og dele information. Det kan også føre til fejl og manglende sammenhæng i data, som kan påvirke beslutningstagningen og resultaterne af virksomheden negativt.
Derfor er det en god idé at vælge et værktøj, der er designet til samarbejde – ikke mindst i realtid – såsom en online database. En online database giver mulighed for at have flere personer, der arbejder på samme data på samme tid, og sikrer, at alle har adgang til den nyeste version. Dette øger effektiviteten, reducerer risikoen for fejl og gør det nemmere at samarbejde og dele information mellem kollegaerne.
Fra kaotiske regneark,
til unikt forretningssystem
Mange små og mellemstore virksomheder bruger regnearket til at holde styr på ordrer, fakturering, logistik, kalkulationer og en lang række andre informationer i hverdagen.
Det er en smart, nem og billig løsning for de fleste til at starte med.
Men ofte sker det, at der kommer flere (og mere komplicerede) regneark til i takt med at virksomheden vokser, og så bliver det sværere og sværere at bevare overblikket. Og når det sker, så begynder fejlene at opstå.
Kender du til det?
Vores simple og brugervenlige it-løsninger hjælper dig og dine kolleger med at holde snuden i sporet, så I kan bruge tiden på det, I er bedst til.
Begrænsede rapporteringsmuligheder
Excel har begrænsede muligheder for mere grundig rapportering og analyse. Det betyder, at I går glip af den fulde oversigt eller over jeres data, og slet ikke får samme værdi ud af dem. Og det kan føre til dårlige beslutninger.
Når I bruger Excel som database, er det svært at få en samlet oversigt over jeres data og at drage nøjagtige konklusioner. Excel er begrænset i sine muligheder for rapportering og analyse sammenlignet med specialiserede databasesystemer. I kan ikke oprette avancerede rapporter eller opnå en dybdegående analyse af jeres data, hvilket kan resultere i en begrænset forståelse af jeres data og potentielt føre til dårlige beslutninger. Det er vigtigt at have den fulde oversigt over jeres data for at kunne træffe velovervejede beslutninger, og at have værktøjer, der gør det muligt for jer at gøre dette effektivt.
Manglende skalerbarhed
Excel er ikke designet til at håndtere store datamængder. Man vil typisk opleve, at regnearket bliver langsommere og tungere at arbejde med, i takt med at mængden af data øges.
Excels manglende skalerbarhed kan føre til en stor udfordring for vækst i virksomheden. Hvis I har store mængder af data, der skal håndteres, vil Excel blive lagt ned og I begynder at opleve nedbrud, eller endda fejl. Dette kan føre til forsinkelser i beslutningstagning og forretningsprocesser, og I vil risikere at miste data, med potentielt høje omkostninger til følge. Derfor er det vigtigt at overveje et alternativ, der er designet til at håndtere store mængder af data, for at undgå at virksomheden ikke begrænses.
Ineffektiv datahåndtering
Brugen af Excel til datahåndtering kan være ineffektiv og tidskrævende, da det ikke er designet til at løse datahåndteringsopgaver. Excel har ingen automatiseringsfunktioner, og det er svært at integrere med andre systemer, hvilket kan resultere i manuelle opgaver, der tager mange timer. Dette kan føre til ineffektivitet og en øget risiko for fejl i den manuelle proces. Derfor kan det være en god idé at overveje et mere effektivt datahåndteringssystem, når man vokser og har mere data, der skal håndteres.
Alternativer til Excel som database:
Der er mange alternativer til Excel som database, herunder Access, MySQL, PostgreSQL og online databaser. Onlinedatabaser, såsom Airtable og Zoho Creator, er blevet meget populære, da brugerne kan få adgang fra alle enheder med en internetforbindelse. De er grundlæggende designet til at fungere som databaser, hvilket betyder, at de har de nødvendige funktioner til datahåndtering, rapportering og samarbejde. De er også mere sikre og skalerbare end Excel, og hjælper jer med at opnå en mere effektiv og korrekt datahåndtering.
Et eksempel på en virksomhed, der skiftede fra Excel til en online database, er CR Logistic. De oplevede mange af de samme udfordringer, som nævnt ovenfor, da de brugte Excel som rygraden i deres virksomhed. Efter at have skiftet til et skræddersyet system baseret på Zoho Creator, oplevede de en langt hurtigere og mere effektiv håndtering af deres bookingdata, bedre rapporteringsmuligheder og større samarbejdsevne.
Du kan læse mere om de mest gængse alternativer der findes til Excel som database i vores blogindlæg om emnet.
Klar til at tage springet?
Vi hjælper dig med at migrere jeres Excel-løsninger til en moderne, cloudbaseret database.
Konklusion:
Brugen af Excel som database kan føre til alvorlige udfordringer i forhold til datahåndtering og at træffe de rigtige beslutninger baseret på data. Derfor er det værd at overveje at skifte til en database, der helt basalt er designet til formålet. En database giver jer de nødvendige værktøjer til en effektiv og korrekt datahåndtering, mere fleksibel og grundig rapportering og ikke mindst øget samarbejde og sparet tid. Det er derfor værd at overveje grundigt, om Excel er det rigtige værktøj til at håndtere jeres virksomheds data.
Forestil dig mulighederne og det potentiale, I kan opnå ved at skifte til en database. Det kan være en stor fordel for din virksomhed og føre til bedre beslutninger og resultater:
Forestil dig at få overdraget nøglerne til en stor, moderne fabrik i stedet for at arbejde med gamle håndværktøjer. Med en database har I muligheden for at automatisere mange processer, få et komplet overblik over jeres data og øget internt samarbejde. På samme måde som en bilfabrik kan producere biler hurtigere og i større mængder med moderne maskiner, kan jeres virksomhed opnå bedre resultater og træffe mere informerede beslutninger ved at bruge en database. Som et eksempel kan Zoho Creator bruges som en onlinedatabase, der giver dig mulighed for at opbygge og automatisere jeresarbejdsgange på en enkel måde.
Så, hvis I stadig er i tvivl om, hvorvidt I skal udskifte regnearkene med en rigtig database, så bør I overveje de udfordringer, I står overfor ved at bruge Excel som database. Tænk på det potentiale, I kan opnå ved at skifte til en database, der er designet til formålet, og tænk på de muligheder, det vil give virksomheden.
