Tidsregistrering, som medarbejderne faktisk bruger
En timeseddel skal tage få sekunder at udfylde og give jer et ærligt billede af, hvor tiden går. Her er, hvad en tidsregistrering bygget til jeres arbejdsgang kan.
Kender I fredagsjagten på timesedler?
Hvis timerne først bliver skrevet ned sidst på ugen, er de et gæt. Så bliver fakturaen et gæt, lønnen et gæt, og ingen ved, hvad den enkelte opgave faktisk kostede.
Det er fredag eftermiddag, og jeres bogholder Lene sender den tredje påmindelse ud. Montøren Kasper sidder i bilen og prøver at huske, om tirsdagens opgave tog fem eller seks timer, og hvor meget af det var overarbejde. Han skriver et tal, der ser rimeligt ud. Mandag taster Lene sedlerne ind til lønnen og fakturaerne, og ingen opdager, at en halv dag er forsvundet undervejs.
Hvad kan en tilpasset tidsregistrering?
Funktionerne vælges efter jeres arbejdsgang. Her er seks, der typisk gør den største forskel i hverdagen.
Medarbejderen vælger opgaven og trykker start, eller taster timerne direkte på telefonen. Skærmen viser kun de felter, I har brug for, så registreringen tager kortere tid end at skrive en sms til kontoret.
Hver registrering kan skelne mellem almindelig tid, overarbejde, tillæg og jeres egne arbejdskategorier. Så kender I den reelle omkostning ved tiden, og planlægning af ferie, bemanding og oplæring bygger på tal i stedet for fornemmelser.
Et dashboard viser, hvor meget tid der er brugt på hvert projekt i forhold til planen. Ledere kan se, hvor indsatsen ligger, og flytte folk efter deadlines, mens der stadig er tid til at gøre noget ved det.
Opgaver kan afhænge af hinanden. Når en opgave er færdig, får den næste kollega automatisk besked på mail eller sms, og står en kritisk opgave stille, får den ansvarlige det at vide med det samme.
Teknikeren afslutter reparationen hos kunden og trykker på en knap. Status opdateres, timerne lander på ordren, og fakturagrundlaget er klar, uden at nogen på kontoret skal samle sedler sammen bagefter.
Registreringen virker i browseren og som app på iPhone og Android. Den kan bygges til at gemme timerne, når der ikke er forbindelse, og sende dem, så snart telefonen er på nettet igen.
Timerne registreres, hvor arbejdet sker.
Ikke fredag eftermiddag på kontoret.
Hvordan hænger timerne sammen med resten af virksomheden?
En tidsregistrering får først sin fulde værdi, når timerne kan bruges andre steder. Når de lander direkte på ordrer, projekter og lønopgørelse, skal ingen flytte tal fra ét system til et andet.
Tænk på, hvor de samme timer bliver brugt i dag. Kunden skal faktureres, medarbejderen skal have løn, og lederen vil gerne vide, om projektet tjente penge. Når registreringen bor på samme platform som en ordrestyring, er timen skrevet ét sted og dukker op alle tre steder. Løn og bogføring bliver i de systemer, der er lavet til det, og timerne sendes derover.
Kunne I ikke bare bygge det selv?
Jo. Med AI kan I i dag få bygget et system, der registrerer timer, på en eftermiddag. Det ser rigtigt ud, og det virker. Indtil lønnen skal køres, og timerne skal videre til lønsystemet, eller indtil den, der byggede det, har fået nyt job. Så står I med noget, ingen tør røre.
Vi bygger lige så hurtigt. Forskellen er, hvad vi bygger på. Login, data, backup og integrationer er ikke noget, vi finder på til lejligheden. Det står på Zoho Creator, en platform vi kender ud og ind, og som har holdt i tyve år. Vi bygger det, der er jeres. Resten er afprøvet, og ansvaret for, at det holder, ligger hos os. Læs, hvad det betyder for sikkerheden.
Hvordan kommer I i gang?
I starter med at se på, hvordan timerne bliver registreret og brugt i dag. Først når arbejdsgangen er tegnet op, giver det mening at bestemme, hvilke felter og knapper systemet skal have.
Et godt første skridt er at følge én arbejdsdag gennem huset. Hvor bliver timen skrevet ned? Hvem taster den igen? Hvad bruges den til bagefter? Svarene afslører som regel, at der er to eller tre steder, hvor de samme tal flyttes i hånden. Det er dér, en tidsregistrering skal gøre arbejdet, og det er dér, I mærker forskellen først.
Andre muligheder
Det samme fundament, en anden arbejdsgang. Mange starter ét sted og bygger videre.
Ordren oprettes ét sted og følger med hele vejen fra forespørgsel til afsluttet ordre. Ingen taster den samme oplysning igen.
Beholdningen opdateres dér, hvor varerne står, fra telefonen, i stedet for på en seddel, der skal tastes ind senere.
Data fra flere kilder samlet ét sted, med lister, rapporter og adgang for de rigtige, når regnearket er vokset ud af sig selv.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på tidsregistrering og timeregistrering?
I daglig tale bruges ordene om det samme: At medarbejderne registrerer, hvor meget tid de bruger, og på hvad. Nogle tænker mest på arbejdstid og overarbejde, andre på timer fordelt på opgaver og kunder. En tilpasset løsning kan dække begge dele, så de samme registreringer bruges til løn, fakturering og overblik over projekterne.
Findes der en tidsregistrering app til mobilen?
Ja. Systemet kører i browseren og som app på iPhone og Android, med den samme funktionalitet som på kontoret. Montører, chauffører og teknikere kan registrere, mens de er ude hos kunden. Er dækningen dårlig, kan appen bygges til at gemme registreringerne og sende dem, når forbindelsen er tilbage.
Kan tidsregistreringen tale med vores lønsystem?
Timerne kan som regel sendes videre til de systemer, I allerede bruger til løn, HR og regnskab, så I får et samlet billede af omkostninger og resultater. Hvilke integrationer der giver mening, afklares i behovsafklaringen, fordi det afhænger af jeres systemer. Selve lønberegningen bliver i det system, der er bygget til den.
Hvad sker der, når vi får brug for mere?
Så bygges det til. Nye felter, rapporter og automatiseringer kan lægges oven på det eksisterende system, efterhånden som behovet opstår. Og fordi Creator allerede står, kan den samme løsning udvides med fx ordrestyring eller lagerstyring, uden at medarbejderne skal lære et helt nyt program at kende.