Forretningsapps, der passer til jeres arbejdsgange
Vi bygger forretningsapps på Zoho Creator omkring den måde, I allerede arbejder på. Så slipper I for at tilpasse virksomheden til et standardprogram, der er lavet til at blive solgt til flest mulige.
Hvad er en forretningsapp?
En forretningsapp er et system, der er bygget efter mål: Ud fra jeres egne krav og arbejdsgange, på en færdig platform. Det gør det, I har brug for, og intet andet, så medarbejderne kan finde ud af det fra første dag.
Tænk på det som tøj, der er rettet til efter mål, frem for syet fra bunden: Snittet findes i forvejen, og så tilpasses det jer. Standardsoftware er syet til gennemsnittet, fordi det skal sælges til så mange virksomheder som muligt. Derfor rummer det typisk en masse funktioner, I aldrig bruger, mens den ene ting, der er helt særlig for jeres forretning, mangler. En forretningsapp starter i den anden ende: Med jeres arbejdsgang. Hvorfor det er værd at bygge et system, der kan vokse med jer, står i artiklen om fleksible forretningssystemer.
Hvad kan en forretningsapp bruges til?
Løsningerne spænder bredt. Fællesnævneren er en arbejdsgang, som ingen standardsoftware rammer uden at I skal lave om på jer selv.
Ordren oprettes ét sted og følger med hele vejen fra forespørgsel til faktura. Beregninger sker automatisk, og ingen skal kopiere de samme oplysninger fra mail til regneark og videre til økonomisystemet.
Et tilpasset lagersystem, der er enkelt at styre og også kan bruges fra en app på telefonen. Lagerbeholdningen opdateres dér, hvor varerne står, i stedet for på et papir, der skal tastes ind senere.
Medarbejderne registrerer deres arbejdstimer direkte i en app, og tallene lander automatisk på den rigtige platform. Så slipper I for sedler og papirarbejde, som nogen skal samle sammen og taste ind hver måned.
Data fra flere kilder samles i én database, hvor de kan filtreres, sorteres og vises i letlæselige rapporter. Hver afdeling kan få sit eget overblik over det, der er vigtigt for netop dem, uden at lede i flere filer.
Kunden eller sælgeren udfylder oplysningerne, og systemet regner prisen ud med det samme. Tilbuddet kan sendes hurtigt og uden manuel kopiering ind og ud af regneark og e-mails, hvor regnefejl ellers let sniger sig ind.
Serviceteknikere får et system med indbyggede tjeklister og rapporteringsfunktioner. Opgaven dokumenteres på stedet, mens detaljerne er friske, og rapporten er klar, når teknikeren kører videre til næste kunde.
Standardsystemet kan 200 ting.
I mangler den ene.
Hvorfor er egne systemer blevet realistiske for mindre virksomheder?
Egne systemer er blevet realistiske, fordi low-code-platforme har gjort det langt billigere at bygge. Det, der før krævede et stort udviklingsprojekt fra bunden, kan i dag bygges af færdige byggeklodser.
Et system bygget helt fra bunden er dyrt og tidskrævende. I mange år var det derfor kun de største virksomheder, der havde råd og kompetencer til det. Alle andre brugte regneark, tekstdokumenter og mails som lappeløsninger, fordi et system til deres egen måde at arbejde på virkede urealistisk. Hvorfor et alternativ til ERP-systemet sjældent er at bygge alt fra bunden, står i artiklen.
Hvad får I med et system på en low-code-platform?
I får et browserbaseret system med tilhørende mobilapp, samlede data og mulighed for at vokse. Når først Creator står, kan nye funktioner bygges ind uden at medarbejderne skal lære et helt nyt program.
Systemet kører i browseren uden installationer, og ændringer sker i baggrunden, så alle altid bruger den nyeste version. Til Creator hører en mobilapp til iOS og Android med samme funktionalitet, så jeres folk i marken kan arbejde fra telefonen. Et dashboard kan vise hver afdeling det, der er vigtigt for dem, fx lagerniveauer, dagligt salg og status på indkøb.
Fire muligheder at starte med
Udgangspunktet er næsten altid et regneark eller en manuel proces, der er vokset fra sig selv.
Ordren oprettes ét sted og følger med hele vejen fra forespørgsel til afsluttet ordre. Ingen taster den samme oplysning igen.
Beholdningen opdateres dér, hvor varerne står, fra telefonen, i stedet for på en seddel, der skal tastes ind senere.
Timerne registreres, hvor arbejdet sker, og lander automatisk der, hvor løn, fakturering og overblik bruger dem.
Data fra flere kilder samlet ét sted, med lister, rapporter og adgang for de rigtige, når regnearket er vokset ud af sig selv.
Hvordan kommer I fra problem til system?
Vi tager ansvaret for helheden: Behovsafklaring, valg af platform, byggeri og drift. I skal ikke selv koordinere mellem konsulenter, udviklere og leverandører, fordi det ansvar ligger hos os.
Det starter med en snak om, hvilke udfordringer der står i vejen for jeres produktivitet og arbejdsglæde. Sammen lægger vi en plan, og derefter bygges løsningen af udviklere, vi arbejder sammen med rundt om i verden. Transformio påtager sig leverandøransvaret. Vi træner jeres medarbejdere i det nye system, så det bliver en del af hverdagen, og vi bliver ved med at have hånden under det bagefter. Hele forløbet er beskrevet under processen. Hvem vi er, står under om Transformio.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på standardsoftware og en forretningsapp?
Standardsoftware er en færdig pakke, der er designet til at passe til så mange virksomheder som muligt. En forretningsapp bygges ud fra jeres egne arbejdsgange og krav. Med en forretningsapp er det programmet, der tilpasses jer, og I betaler ikke for en masse funktioner, som ingen hos jer bruger.
Skal vi så holde op med at bruge Excel?
Nej. Regneark er gode til det, de er lavet til. Problemet opstår, når et regneark skal være virksomhedens system, og flere kollegaer skal arbejde i det samme ark på én gang. Så er det arbejdet omkring arket, der koster tid.
Kan systemet tale med vores økonomisystem og andre programmer?
Ja, som regel. Creator har et API, så systemet kan hente og sende data til de programmer, I allerede bruger, fx økonomisystemet. Hos CR Logistic udstedes fakturaen automatisk gennem en integration, når godset er leveret. Hvilke integrationer, der giver mening hos jer, afklarer vi i behovsafklaringen.
Kan systemet vokse med virksomheden?
Ja. Creator er fleksibel, så nye funktioner kan bygges ind, efterhånden som behovene ændrer sig. Mange af vores kunder starter med en enkelt arbejdsgang og udvider senere med fx lager eller tidsregistrering. Fordi medarbejderne allerede kender Creator, kræver det ikke et nyt træningsforløb.