Et fleksibelt forretningssystem, der vokser med forretningen

Hvad er et fleksibelt forretningssystem?

Et fleksibelt forretningssystem er bygget til jeres måde at arbejde på og kan ændres, når forretningen ændrer sig. Det samler ordrer, kunder, opgaver og data ét sted, så alle arbejder ud fra det samme.

Forestil dig en professionel løber, hvis karriere afhænger af at præstere hver gang. Hun vælger sko, der passer til hendes løbestil og hendes fødder, også selvom konkurrenterne løber i noget andet. Det samme gælder software. Jeres virksomhed arbejder på sin egen måde, og det giver lidt mening at presse den ind i et system, der er formet efter andres behov.

Fleksibiliteten er det, der adskiller den slags system fra en fast pakke. Når I får en ny type kunde, en ny ydelse eller en kollega mere på lageret, kan systemet tilpasses, uden at alt skal bygges om. Det er forskellen på et system, der vokser med jer, og et system, I vokser ud af.

Hvad koster et system, der ikke passer?

Et system, der ikke passer, koster sjældent det hele på én gang. Det koster lidt hver dag: I betaler for funktioner, ingen bruger, kollegerne arbejder uden om systemet, og vigtige oplysninger ender i et regneark ved siden af.

Jeres kollega Jonas på kontoret åbner systemet om morgenen, klikker forbi fem skærmbilleder, han aldrig bruger, og taster ordren ind. Bagefter skriver han den samme ordre ind i det regneark, produktionen planlægger efter, fordi systemet ikke kan vise det, de har brug for. Ingen har besluttet, at det skal være sådan. Det er bare blevet sådan.

Over tid fylder den slags. Medarbejderne bliver trætte af systemer, der er mere komplicerede end opgaven. Nye kolleger skal lære både systemet og alle de uskrevne omveje. Og når ledelsen vil have overblik, skal tallene samles fra flere steder, hvor ingen helt ved, hvilket tal der er det rigtige.

Fire kendetegn ved et fleksibelt forretningssystem

Et fleksibelt system handler mindre om teknik og mere om, hvordan det passer ind i hverdagen. Her er de fire kendetegn, der betyder mest.

Bygget til jeres arbejdsgange

Systemet tager udgangspunkt i, hvordan I faktisk arbejder i dag. Det indeholder de funktioner, I bruger, og intet, I skal lære at springe over. Det gør det lettere for alle at komme i gang og blive ved.

Kan vokse i etaper

I starter med den arbejdsgang, der koster mest tid. Når den sidder i hverdagen, bygges næste del på, fx lager, tidsregistrering eller rapporter. Hver etape bygger videre på den forrige i stedet for at starte forfra.

Data ét sted

Ordrer, kunder, opgaver og økonomi ligger i den samme database. Den samme oplysning tastes ind én gang og kan bruges alle de steder, hvor der er brug for den, fra kalkulation til faktura.

Taler med jeres andre systemer

Et fleksibelt system står sjældent alene. Det kan kobles til de programmer, I allerede er glade for, fx økonomisystem, kort eller sms, så data flyder derhen, hvor de skal bruges, uden at nogen kopierer dem.

Hvordan ser det ud i praksis?

Et fleksibelt system starter ofte småt, med en enkelt arbejdsgang, der gør ondt, og vokser derfra. To af Transformios kunder viser, hvordan det kan se ud i en helt almindelig hverdag.

Vognmandsforretningen CR Logistic kørte bookinger gennem flere regneark og en kalender, og forretningen voksede hurtigere, end den opsætning kunne følge med. De begyndte med en basisløsning til ordrestyring. Først da den sad i hverdagen, kom automatiseringerne til, som bookingbekræftelser, fakturering og sms til kunderne.

Hos Altansmeden blev tilbud tidligere beregnet gennem et dokument, et regneark og en mail. I dag udfylder kunden en formular, og platformen regner kalkulationen ud, så snart formularen er sendt. Løsningen er bevidst lille, med én integration og ét flow. Den kan udvides senere uden at skulle bygges om, og det er netop fleksibiliteten.

Hvordan kommer I i gang?

I kommer i gang ved at finde tidsrøverne. Kortlæg de arbejdsgange, der tager længst tid eller giver flest fejl, og start dér. Systemet bygges ud fra det, I finder undervejs.

Transformio tager ansvaret for helheden, fra behovsafklaring og valg af platform til byggeri og drift. Det starter med at forstå, hvordan I arbejder i dag, og hvor tiden forsvinder. Derefter bygges en skræddersyet applikation, typisk på Zoho Creator, der passer til netop de arbejdsgange. Læs mere om processen, og hvem der gør hvad.

Inddrag de kolleger, der skal bruge systemet, fra starten. Det er dem, der kender omvejene, og dem, der skal have glæde af løsningen hver dag. Et system, som medarbejderne har været med til at forme, bliver hurtigere en naturlig del af arbejdsdagen, og det gør det lettere at se, hvad næste etape skal være.

Ofte stillede spørgsmål