Forside / Cases / Sealand Europe
Seks kollegaer, seks måder at gøre det på.
Nu gør de det ens
Sealand Europes Marine Execution-afdeling hentede information manuelt fra flere adskilte systemer. I dag ligger den samlet ét sted, og hver e-mail tager to minutter mindre.
Udfordringen: Systemer der ikke talte sammen
Da Sealand Europe blev etableret i Danmark i 2011, kunne moderselskabets systemer og forretningsgange ikke uden videre følge med. Marine Execution-funktionen skulle bygges op på ny, og den kom til at hvile på det, den enkelte operatør selv fandt ud af.
Vigtig information lå spredt i flere adskilte systemer og skulle hentes i hånden. De seks operatører, der hver især sad med de daglige opgaver, udviklede med tiden hver deres variation af den samme proces. Ingen af dem gjorde noget forkert. Der fandtes bare ingen fælles rettesnor at gøre det rigtigt efter.
Prisen viste sig, hver gang en sag skiftede hænder. En sygedag, en ferie eller noget akut, og så skulle den næste først regne ud, hvordan forgængeren plejede at gribe det an. Det kostede tid for alle involverede, hver eneste gang.
Løsningen: Først processen, så systemet
Første skridt var ikke at bygge noget. Sealand Europe blev enige internt om, hvilke oplysninger en e-mail skulle indeholde, og først da den aftale stod, gav det mening at lægge den ind i et system.
Derefter etablerede vi dataintegration fra de eksisterende interne systemer over i en ny web-app bygget på Zoho Creator. De systemer, der ikke kunne integreres, fik i stedet datamigrationsløsninger, så oplysningerne alligevel endte samme sted.
Det åbnede fire ting, som ikke var mulige før:
- Udveksling af information med eksterne parter gennem portaler
- Grafisk præsentation af både eksisterende og fremtidige data
- Indsamling af data til performance-rapportering
- En strømlinet arbejdsproces, der er den samme uanset hvem der sidder med sagen
Transformio-applikationen samlede trådene for os, og jeg kan med 100% sikkerhed sige, at vores hverdag er blevet nemmere og mere effektiv takket være Transformios input og platform
Lars Varming, String Manager, Sealand EuropeResultatet: Ét overblik og ét klik
Al relevant data ligger nu i ét samlet overblik, og den enkelte medarbejder kan sende informationen videre til de rigtige modtagere med et enkelt klik. Det lyder småt, indtil man ganger det med antallet af havneanløb på et år.
Regnestykket er omkring to minutter sparet pr. e-mailtransaktion pr. havneanløb. På årsbasis blev det til over 500 timer, der nu bruges på noget andet end at lede efter oplysninger.
Fordi løsningen er bygget på Zoho Creator, kom den til verden med mobilapps til både Android og iPhone. Operatørerne har dermed den relevante information med i lommen, uden at der skulle bygges en app oveni.
Det var i øvrigt ikke systemet alene, der flyttede tallet. Den fælles aftale om, hvad en e-mail skal indeholde, gjorde halvdelen af arbejdet. Systemet gjorde den nem at overholde.
Sidder I med den samme slags?
Flere kollegaer, samme opgave, hver sin fremgangsmåde. Skriv eller ring direkte, så finder vi ud af, om der er en opgave her.
Anders Ager
Transformio ApS