Ordrestyring fra første opkald til betalt faktura
Et ordrestyringssystem skal følge ordren hele vejen, så ingen taster den samme oplysning igen. Her er, hvad et system bygget til jeres ordrer kan, og hvordan I starter.
Hvor mange gange bliver jeres ordrer tastet?
Tæl de steder, en ordre bliver skrevet ind, fra kunden ringer, til fakturaen er sendt. Er tallet over to, bruger I tid på at flytte oplysninger, som kunne være brugt på at levere.
Kunden ringer til jeres ordremodtager Mette. Hun skriver oplysningerne ned på en blok og taster dem bagefter ind i ordrearket. Derfra kopieres de over i kalenderen, så ind i en skabelon til ordrebekræftelsen, og til sidst en gang til, når bogholderen laver fakturaen. Ringer kunden og flytter leveringsdagen, skal Mette huske at rette alle fire steder.
Det er sjældent et disciplinproblem. Det er et tegn på, at der mangler et sted, hvor ordren kan stå én gang. Så længe ordrerne er få, går det. Når de bliver flere, bliver listerne længere, det bliver svært at finde den enkelte ordre igen, og risikoen for, at et tal lander forkert, vokser med hver kopi.
Hvorfor rammer standardsoftware ofte ved siden af?
Ordrestyring er kernen i de fleste virksomheder, der sælger varer eller ydelser, og derfor ser den forskellig ud fra virksomhed til virksomhed. Færdig software giver enten for mange funktioner eller for få af de rigtige.
De store systemer kommer med moduler, I aldrig åbner, og en opsætning, der tager lang tid at lære. De små systemer passer fint til en simpel webshop og knækker, når en ordre består af både varer, kørsel og montage, eller når jeres kunder bestiller på en måde, systemet slet ikke forventer. I begge tilfælde ender I med at lave jeres arbejdsgang om for at passe ind.
Et specialbygget ordrestyringssystem vender rækkefølgen om. I får de funktioner, I faktisk bruger, og bygger på, efterhånden som behovet opstår. Systemet kan tale med de programmer, I allerede har, og følge med, når virksomheden vokser og stiller nye krav. CR Logistic, en vognmandsforretning i Aarhus, er et eksempel: De købte intet transportsystem af hylden og lavede heller ikke deres arbejdsgange om.
Hvad kan et skræddersyet ordrestyringssystem?
Funktionerne vælges efter, hvordan jeres ordrer bevæger sig. Her er seks, der typisk gør den største forskel.
Ordren skrives ind ét sted, når kunden henvender sig, og følger med gennem planlægning, levering og fakturering. Ændrer kunden noget, rettes det ét sted, og alle, der arbejder med ordren, ser den nyeste version.
Så snart ordren er oprettet, kan bekræftelsen gå til kunden af sig selv, med de oplysninger og det udseende, I vælger. Ingen skal huske at sende den, og kunden hører fra jer med det samme.
Alle ordrer kan ses i lister og kalendere efter status, dato eller medarbejder. Den, der planlægger, kan se, hvad der er bestilt, hvad der er i gang, og hvad der mangler, uden at skulle ringe rundt.
Kunden kan automatisk få besked på mail eller sms, når ordren skifter status, for eksempel om hvornår levering kan forventes. Det sparer opkald til kontoret og giver kunden ro på, at nogen har styr på det.
Når opgaven er udført, kan fakturagrundlaget dannes automatisk og sendes videre til jeres regnskabssystem. Ingen taster fakturaen, og der går ikke dage mellem levering og regning, fordi papirerne først skal samles.
Hver ordre kan bære sine egne tal. Så kan I se, hvad den enkelte opgave tjente, og hvilke typer ordrer der reelt betaler sig. Det giver et bedre grundlag for både prissætning og planlægning.
Hvordan spiller ordrestyringen sammen med resten?
Ordren er det sted, hvor lager, tid, kunder og økonomi mødes. Når ordrestyringen er bygget på samme platform som resten, bliver hver ordre til data, som de andre dele af virksomheden kan bruge direkte.
En ordre trækker varer fra lageret, bruger timer hos medarbejderne og ender som en faktura. Bygges ordrestyringen sammen med en lagerstyring og en tidsregistrering, kan beholdningen falde, når ordren pakkes, og timerne lande på ordren, når teknikeren er færdig. Hos CR Logistic går en ordre i dag hele vejen fra forespørgsel til udstedt faktura, med integrationer til regnskab, betaling, kort og sms.
Når platformen først står, er næste app billigere at bygge. Kunderegister, brugere og rettigheder findes allerede, og medarbejderne kender skærmbillederne. CR Logistic startede med en basisløsning og fik derefter bygget automatiseringer oven på grundsystemet. Den rækkefølge er grundtanken bag vores skræddersyede applikationer: Et system, der vokser med jer, i stedet for et nyt program til hver afdeling.
Hvordan kommer I i gang med ordrestyring?
Første skridt er at kortlægge, hvordan en ordre bevæger sig gennem huset i dag. Først når trinene ligger fast, giver det mening at bygge og automatisere noget.
Stil jer selv tre spørgsmål. Hvilke funktioner har I brug for i jeres ordrestyring? Hvilke systemer skal den tale med? Og hvor skal virksomheden være om nogle år? Følg derefter en enkelt ordre fra henvendelse til faktura, og skriv hvert sted ned, hvor den bliver tastet, kopieret eller printet. Den liste er det bedste grundlag for en behovsafklaring.
Systemet bygges på low-code, hvor udviklerne arbejder med færdige byggeklodser, så en første udgave hurtigt kan prøves af med dem, der skal bruge den. Feedback undervejs former det endelige system. Vent med automatiseringen: Den er billig at bygge og dyr at fortryde, hvis arbejdsgangen under den ikke er på plads. Se hele forløbet under processen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er et ordrestyringssystem?+
Et ordrestyringssystem samler alt om en ordre ét sted: Hvem kunden er, hvad der er bestilt, hvornår det skal leveres, hvad status er, og hvad der skal faktureres. Systemet følger ordren fra henvendelse til afslutning og kan automatisere de trin, der ellers kræver tasteri, for eksempel ordrebekræftelser, beskeder til kunden og fakturagrundlag.
Hvad er forskellen på ordrestyring og ordrehåndtering?+
Ordene bruges ofte om det samme. Ordrehåndtering bruges typisk om selve arbejdet med at modtage, pakke og levere en ordre, mens ordrestyring også omfatter planlægningen og overblikket over alle ordrer på én gang. Et skræddersyet system kan dække begge dele, fordi det bygges ud fra, hvordan jeres ordrer faktisk bevæger sig.
Kan ordrestyringen tale med vores regnskabssystem?+
Som regel ja. Systemet kan integreres med de programmer, I allerede bruger, så fakturagrundlaget aldrig skal tastes igen. Hos CR Logistic udstedes fakturaen, når godset er leveret, gennem en integration til regnskabssystemet. Hvilke integrationer der giver mening hos jer, afklares i behovsafklaringen.
Kan chauffører og montører bruge systemet ude?+
Ja. Systemet kører i browseren og som app på iPhone og Android, bygget af den samme opsætning som skærmbilledet på kontoret. Den, der er ude hos kunden, har ordren med i lommen, kan se adresse og opgave og kan melde opgaven udført, så kontoret kan se det med det samme.
Hvad hvis vores behov ændrer sig?+
Så ændres systemet. Nye felter, trin og automatiseringer kan bygges oven på det, der allerede kører, og systemet kan udvides med for eksempel lagerstyring eller en database til produkter og kunder. Fordi det hele ligger på samme platform, skal medarbejderne slippe for at lære et nyt program for hver udvidelse.