Er jeres data sikre i Excel?
Mange virksomheder gemmer kundeoplysninger, medarbejderdata og ordrer i regneark. Det er praktisk, og sikkerheden er ofte svagere, end de fleste tror. Her er, hvor det typisk går galt, og hvad I kan gøre ved det.
Er jeres data sikre i Excel? Se, hvor datasikkerheden i regneark typisk svigter, fra delte adgangskoder til filer på mail, og hvad I kan gøre i stedet.
Hvorfor er datasikkerhed i Excel et problem?
Fordi regneark er bygget til at regne og dele, og beskyttelsen er et lag oven på filen. Filerne kopieres, sendes og gemmes mange steder, og når data først har forladt jeres kontrol, kan I ikke hente dem tilbage.
Følsomme oplysninger om kunder, medarbejdere og økonomi ender ofte i regneark, fordi det er det nemmeste sted at samle dem. Nogle brancher, fx sundhed, har særligt følsomme data, og reglerne om persondata (GDPR) gælder uanset branche. Et sikkerhedsbrud kan få økonomiske følger, og det koster næsten altid på tilliden hos kunderne.
Tænk på et helt almindeligt eksempel. Jeres kollega Lars skal sende en oversigt over en enkelt kunde til en samarbejdspartner. Han sender hele regnearket, fordi det er hurtigst, og glemmer, at der ligger et faneblad med alle de andre kunder. Ingen havde ondt i sinde, og alligevel har data forladt huset.
Excel er et godt regneark, og det gør præcis det, det er bygget til. Udfordringen opstår, når regnearket bruges som database for følsomme oplysninger, som mange skal have adgang til. Så rækker de indbyggede beskyttelser kort, og arbejdet omkring filerne bliver den svage plet. Vi har samlet flere af ulemperne i 5 grunde til ikke at bruge Excel som database.
Hvor svigter datasikkerheden i regneark typisk?
Fire svage punkter går igen, når følsomme data ligger i regneark. Ingen af dem kræver onde hensigter for at blive et problem.
Adgangskoden deles
En adgangskode på en fil er kun så stærk, som den er valgt, og den deles ofte mellem mange kolleger. Når en medarbejder stopper, bliver koden sjældent skiftet. Så har tidligere kolleger stadig nøglen til filen.
Beskyttelsen er grov
En adgangskode gælder hele filen. Et skjult faneblad er stadig en del af filen, og låsen på et ark er lavet til at forhindre utilsigtede ændringer. Den er bygget til at undgå uheld og holder derfor ikke nysgerrige ude.
Filer kan kopieres og sendes
En adgangskode forhindrer ikke, at indholdet bliver kopieret over i et nyt dokument, eller at hele filen bliver sendt på mail. Mange brud sker ved et uheld, fx en fil til den forkerte modtager eller en kopi, der bliver liggende.
Ingen spor af brugen
Når data først står i et regneark, er det svært at se, hvem der har åbnet, kopieret eller videresendt dem. Uden et spor kan I hverken opdage et læk i tide eller finde ud af bagefter, hvad der skete.
Hjælper det at kryptere regnearket?
Det hjælper, og det rækker kun så langt som adgangskoden. Kryptering af et regneark bygger typisk på én kode, der gælder for alle, og som ofte deles mellem mange mennesker. Den kode bliver det svage led.
Kryptering lyder betryggende, og netop derfor kan den give en falsk følelse af sikkerhed. En svag eller genbrugt kode kan gættes, og en stærk kode hjælper kun, så længe den holdes hemmelig. Står den på en gul seddel eller sendes rundt på mail, er beskyttelsen reelt væk. Jo flere der kender koden, jo flere steder kan den slippe ud.
Kryptering siger heller intet om, hvad der sker, når filen først er åbnet. Den, der har koden, kan se alt, kopiere alt og sende det videre. Der er ingen forskel på lederen, der skal se det hele, og den nye medarbejder, der kun skal bruge én kolonne. Alle får den samme nøgle til det samme rum.
Hvordan beskytter en database jeres data bedre?
Ved at samle data ét sted og styre adgangen pr. person. I stedet for kopier i mange indbakker logger alle ind i den samme løsning, og hver bruger ser kun det, vedkommende har brug for.
En lille, skræddersyet app, en såkaldt mikro-app, bygget oven på en database, erstatter de mange kopier af regnearket. Alle arbejder i de samme og nyeste oplysninger, så ingen jonglerer med versioner. Og når der kun findes ét sted, er der også kun ét sted at passe på. I kan stille krav til adgangskoder og lukke adgangen den dag, en medarbejder stopper.
Adgangen styres gennem roller. Lederen kan se det store overblik, sælgeren ser sine egne kunder, og lageret ser kun det, der har med varerne at gøre. Ingen skal huske at give rettigheder fil for fil. Læs mere om, hvordan en database til jeres virksomhed kan skrues sammen.
Forskellen ligger i fire ting: Der findes én samlet kilde i stedet for kopier på mail, adgang og rettigheder styres pr. rolle, det kan begrænses, hvem der må eksportere data, og det kan logges, hvem der har ændret hvad.
Fortæl os, hvilke oplysninger der ligger i jeres regneark i dag. Så finder vi sammen ud af, hvordan de kan ligge mere sikkert.
Skriv til osEr det et stort projekt at skifte fra regneark?
Det er typisk mindre, end mange frygter. Med low-code kan en app, der erstatter et regneark, bygges langt hurtigere end med traditionel softwareudvikling, fordi byggeklodserne til data, adgang og brugere allerede findes.
Den største indsats ligger sjældent i selve byggeriet. Den ligger i at blive enige om, hvilke data der skal med, hvem der skal bruge dem, og hvad de må. Når det er på plads, går det hurtigt på en platform som Zoho Creator, som vi bruger til netop den slags løsninger. Er begrebet nyt, så læs hvad low-code er.
Der er også situationer, hvor regnearket er fint nok. Bruger I kun regneark en gang imellem, har I intet behov for en egentlig database, og ligger der ingen følsomme oplysninger i dem, er det måske klogest at lade det være. Deler mange kolleger de samme følsomme data, er det til gengæld værd at se nærmere på alternativet.
Ofte stillede spørgsmål
Er Excel sikkert nok til følsomme data?+
Det afhænger af, hvordan filen bruges. Ligger oplysningerne i en fil, som få personer bruger, og som bliver ét sted, kan risikoen være overskuelig. Deles filen mellem mange, gemmes den flere steder eller sendes den på mail, bliver det svært at styre, hvem der har adgang. Så er en løsning med adgangskontrol et tryggere valg.
Kan man beskytte et Excel-ark med adgangskode?+
Ja. Excel kan kræve en adgangskode for at åbne en fil, og I kan låse ark mod ændringer. Låsen på et ark er beregnet til at undgå utilsigtede ændringer og er svagere end kryptering af hele filen. Uanset metode deles koden typisk mellem alle, der skal bruge filen, og når filen er åbnet, kan indholdet kopieres.
Hvordan ser vi, hvem der har ændret data i et regneark?+
Det er svært. Et regneark kan vise, hvem der har gemt ændringer, og sjældent hvem der har åbnet filen, kopieret fra den eller sendt den videre. I en database kan ændringer logges, så I bagefter kan se, hvem der har ændret hvad og hvornår. Det gør det lettere at opdage fejl og læk i tide.
Hvad er en mikro-app?+
En mikro-app er en lille, afgrænset applikation, der løser én konkret opgave, fx at holde styr på kunder, medarbejderoplysninger eller ordrer. Den bygges oven på en database med brugere og roller, så den kan erstatte et regneark, som mange deler. Den kan bruges fra computer, tablet og telefon, og den kan udvides, når behovet vokser.
Skal vi så droppe Excel helt?+
Nej. Excel er fortsat et fremragende værktøj til beregninger, budgetter og analyser. Pointen er at flytte de følsomme data og de data, mange skal dele, over i en løsning med adgangskontrol. Så kan regnearket bruges til det, det er bedst til. Se, hvad en database kan overtage fra jeres regneark.