Et skræddersyet it-system, der passer til jeres arbejdsgange
Vi bygger forretningsapplikationer omkring den måde, I allerede arbejder på. Så slipper I for at tilpasse virksomheden til et standardprogram, der er lavet til at blive solgt til flest mulige.
Hvad er et skræddersyet it-system?
Et skræddersyet it-system er software, der er bygget ud fra jeres egne krav og arbejdsgange. Det gør det, I har brug for, og intet andet, så medarbejderne kan finde ud af det fra første dag.
Tænk på det som et jakkesæt, der er syet efter mål. Standardsoftware er syet til gennemsnittet, fordi det skal sælges til så mange virksomheder som muligt. Derfor rummer det typisk en masse funktioner, I aldrig bruger, mens den ene ting, der er helt særlig for jeres forretning, mangler. Et skræddersyet system starter i den anden ende: Med jeres arbejdsgang. Hvorfor det er værd at bygge et system, der kan vokse med jer, står i artiklen om fleksible forretningssystemer.
I kender måske situationen. Jeres kollega Mette modtager en ordre på mail, skriver den ind i et regneark og taster den derefter ind én gang til i økonomisystemet. Det fungerer, men de samme oplysninger står nu tre steder, og det er Mette, der holder sammen på det hele. Det er præcis den slags arbejde, et skræddersyet it-system skal fjerne. Hvem vi er, kan I læse om Transformio.
Hvorfor passer standardsoftware sjældent helt?
Standardsoftware passer sjældent helt, fordi den er lavet til massemarkedet. Resultatet er ofte, at virksomheden ender med at tilpasse sig programmet, når det burde være programmet, der tilpassede sig virksomheden.
Forestil dig en professionel løber, hvis karriere afhænger af hver eneste præstation. Ville hun løbe i et par sko taget direkte ned fra hylden i sportsbutikken? Næppe. Hun ville vælge sko, der passer til netop hendes fødder og løbestil. Det samme gælder it-systemer. Det giver sjældent mening at presse jeres særlige udfordringer ned i en standardsko, bare fordi større virksomheder bruger den.
Når det sker alligevel, dukker de samme tre problemer op igen og igen. I betaler for funktioner, I hverken bruger eller har brug for. Medarbejderne skal lære et system, der er langt mere kompliceret end opgaven. Og arbejdet omkring systemet flytter over i regneark, dokumenter og mails, som nogen skal holde styr på. Hver for sig er de til at leve med, og netop derfor får de lov at blive. Lagt sammen koster de tid, penge og arbejdsglæde hver eneste uge.
Hvorfor er skræddersyet software blevet realistisk for mindre virksomheder?
Skræddersyet software er blevet realistisk, fordi low-code-platforme har gjort det langt billigere at bygge. Det, der før krævede et stort udviklingsprojekt fra bunden, kan i dag bygges af færdige byggeklodser.
Et system bygget helt fra bunden er dyrt og tidskrævende. I mange år var det derfor kun de største virksomheder, der havde råd og kompetencer til det. Alle andre brugte regneark, tekstdokumenter og mails som lappeløsninger, fordi et system til deres egen måde at arbejde på virkede urealistisk.
Det har low-code ændret. På en low-code-platform bygges de fleste funktioner af grafiske elementer og genbrugelige kodeblokke. Udviklerne skal kun programmere de dele, der er helt særlige for jer. Vi bygger typisk på Zoho Creator, hvor brugerstyring, integrationer og mobilapp følger med platformen. Det gør skræddersyede applikationer realistiske for ejerledede virksomheder, som tidligere måtte klare sig med lappeløsninger.
Hvad kan et skræddersyet it-system bruges til?
Løsningerne spænder bredt. Fællesnævneren er en arbejdsgang, som ingen standardsoftware rammer uden at I skal lave om på jer selv.
Ordren oprettes ét sted og følger med hele vejen fra forespørgsel til faktura. Beregninger sker automatisk, og ingen skal kopiere de samme oplysninger fra mail til regneark og videre til økonomisystemet.
Et tilpasset lagersystem, der er enkelt at styre og også kan bruges fra en app på telefonen. Lagerbeholdningen opdateres dér, hvor varerne står, i stedet for på et papir, der skal tastes ind senere.
Medarbejderne registrerer deres arbejdstimer direkte i en app, og tallene lander automatisk på den rigtige platform. Så slipper I for sedler og papirarbejde, som nogen skal samle sammen og taste ind hver måned.
Data fra flere kilder samles i én database, hvor de kan filtreres, sorteres og vises i letlæselige rapporter. Hver afdeling kan få sit eget overblik over det, der er vigtigt for netop dem, uden at lede i flere filer.
Kunden eller sælgeren udfylder oplysningerne, og systemet regner prisen ud med det samme. Tilbuddet kan sendes hurtigt og uden manuel kopiering ind og ud af regneark og e-mails, hvor regnefejl ellers let sniger sig ind.
Serviceteknikere får et system med indbyggede tjeklister og rapporteringsfunktioner. Opgaven dokumenteres på stedet, mens detaljerne er friske, og rapporten er klar, når teknikeren kører videre til næste kunde.
Hvilke systemer har vi bygget?
Vi har bygget alt fra en operationsplatform til et containerrederi til et transportsystem og en priskalkulation. Tre af dem er beskrevet som cases, og fire typer applikationer har deres egne sider.
Hos Sealand Europe samlede vi information fra flere adskilte systemer i én web-app, så seks operatører nu arbejder efter den samme proces. Læs casen om Sealand Europe. Hos vognmandsforretningen CR Logistic går en ordre fra booking til udstedt faktura, uden at nogen taster, som beskrevet i casen om CR Logistic. Hos Altansmeden regner systemet prisen ud, så snart kunden har udfyldt en formular.
Fællesnævneren er, at virksomhederne stod med en meget specifik udfordring, som hverken standardsoftware eller et ERP-system kunne løse uden store kompromiser. Vil I se, hvordan det ser ud for en bestemt arbejdsgang, så læs om ordrestyring, lagerstyring, tidsregistrering og digitale databaser. Alle tre cases finder I samlet under cases.
Hvad får I med et system på en low-code-platform?
I får et browserbaseret system med tilhørende mobilapp, samlede data og mulighed for at vokse. Når først platformen står, kan nye funktioner bygges ind uden at medarbejderne skal lære et helt nyt program.
Systemet kører i browseren uden installationer, og ændringer sker i baggrunden, så alle altid bruger den nyeste version. Til platformen hører en mobilapp til iOS og Android med samme funktionalitet, så jeres folk i marken kan arbejde fra telefonen. Et dashboard kan vise hver afdeling det, der er vigtigt for dem, fx lagerniveauer, dagligt salg og status på indkøb.
Ofte ser vi, at platformen bliver udvidet, når brugerne først oplever, hvor rart det er at have det meste samlet ét sted. Starter I med ordrestyring, kan lager eller tidsregistrering bygges på senere, og medarbejderne kender allerede systemet. Systemet kan også tale med de programmer, I bruger i forvejen, som økonomisystemet. Er det salget og kunderne, der skal have et system, så har vores søsterbrand CRMplus samlet overblikket over CRM-systemer.
Hvordan kommer vi fra problem til system?
Vi tager ansvaret for helheden: Behovsafklaring, valg af platform, byggeri og drift. I skal ikke selv koordinere mellem konsulenter, udviklere og leverandører, fordi det ansvar ligger hos os.
Det starter med en snak om, hvilke udfordringer der står i vejen for jeres produktivitet og arbejdsglæde. Sammen lægger vi en plan, og derefter bygges løsningen af udviklere, vi arbejder sammen med rundt om i verden. Transformio påtager sig leverandøransvaret. Vi træner jeres medarbejdere i det nye system, så det bliver en del af hverdagen, og vi bliver ved med at have hånden under det bagefter. Hele forløbet er beskrevet under processen.
Og ja, vi bruger AI. Til det trivielle, så tiden går til det, der kræver omtanke.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på standardsoftware og et skræddersyet it-system?+
Standardsoftware er en færdig pakke, der er designet til at passe til så mange virksomheder som muligt. Et skræddersyet it-system bygges ud fra jeres egne arbejdsgange og krav. Med et skræddersyet system er det programmet, der tilpasses jer, og I betaler ikke for en masse funktioner, som ingen hos jer bruger.
Skal vi så holde op med at bruge Excel?+
Nej. Regneark er gode til det, de er lavet til. Problemet opstår, når et regneark skal være virksomhedens system, og flere kollegaer skal arbejde i det samme ark på én gang. Så er det arbejdet omkring arket, der koster tid. Læs mere i 5 grunde til ikke at bruge Excel som database.
Kan systemet tale med vores økonomisystem og andre programmer?+
Ja, som regel. Platformen har et API, så systemet kan hente og sende data til de programmer, I allerede bruger, fx økonomisystemet. Hos CR Logistic udstedes fakturaen automatisk gennem en integration, når godset er leveret. Hvilke integrationer, der giver mening hos jer, afklarer vi i behovsafklaringen.
Kan systemet vokse med virksomheden?+
Ja. Platformen er fleksibel, så nye funktioner kan bygges ind, efterhånden som behovene ændrer sig. Mange af vores kunder starter med en enkelt arbejdsgang og udvider senere med fx lager eller tidsregistrering. Fordi medarbejderne allerede kender platformen, kræver det ikke et nyt træningsforløb.
Kan low-code løse alt?+
Nej, og det er bedre at vide på forhånd. Som med alle low-code-platforme kan der være meget specifikke eller avancerede krav, som ligger uden for, hvad platformen kan. Bogføring og løn hører fx hjemme i et regnskabssystem, som vi integrerer til. Rammer vi en grænse, finder vi sammen med jer en anden løsning eller justerer kravene.