Virksomheders følsomme data er ofte udsat for sikkerhedsrisici, især når de er gemt i traditionelle regneark som excel. Uanset branche skal virksomheder overholde GDPR-lovgivningen og undgå potentielle dataudbredelser.
Brug af excel til opbevaring af følsom data kan desværre resultere i sikkerhedsbrud, hvilket kan føre til store økonomiske omkostninger og ridser i virksomhedens ry. For at sikre dine data på den mest effektive måde, anbefales det at overveje mere sikre løsninger.
Mens der er åbenlyse risiko for læk af følsomme data i bestemte brancher, som eksempelvis indenfor sundhedsydelser, er der også GDPR-lovgivning der skal overholdes på tværs af alle brancher.
Udover de rent regulatoriske bekymringer, kan et sikkerhedsbrud koste virksomheden dyrt. Både i form af bøder men i høj grad også i tabt omsætning, da et sikkerhedsbrud ganske givet medfører ridser i lakken.
Hvis du, som millioner af andre, stadig bruger regneark til at gemme og dele følsom data, har i derfor risiko for at blive udsat for et sikkerhedsbrud.
I dette blogindlæg vil vi gerne vise dig nøjagtigt hvordan regneark kan blive en sikkerhedsrisiko for jer, og hvorfor en skræddersyet mikro-app kan være den rigtige løsning.
Lad os derfor komme ind på, hvorfor regnearket som database ikke er det mest sikre valg jeres virksomhed kan træffe.
Tvivlsom beskyttelse
De gængse regneark, som Microsoft Excel eller Apple Numbers, giver mulighed for adgangskodebeskyttelse og/eller datakryptering. Disse beskyttelser har dog begrænsninger, som den almindelige bruger sandsynligvis ikke har den store opmærksomhed på:
- Adgangskoder og kryptering kan let knækkes med gratis programmer
- Adgangskoder kan kun implementeres for hver enkelt fil. De fleste programmer tilbyder ikke muligheden for at beskytte de individuelle faneblade med adgangskoder.
- Hvis man kan åbne en fil, findes der kreative løsninger til at få adgang til "sikker" data - for eksempel ved hjælp af vlookup i Excel til at finde oplysninger, der er blevet slettet.
- Åbning af et regneark i et andet program, end det blev oprettet i, kan også bryde visse sikkerhedsforanstaltninger
Deling kan ikke forhindres
Selvom et regneark er adgangskodebeskyttet, forhindrer det ikke nogen i at kopiere og indsætte oplysninger i et nyt dokument eller sende regnearket via e-mail til en anden.
Det kan være en ondsindet gerning, men ofte ses de fleste datasikkerhedsbrud ved, at en bruger ubevidst deler data, uden at være opmærksom på den fejl de er ved at begå. Derudover er det slet ikke utænkeligt, at filer ganske enkelt ved en fejl bliver sendt til en eller flere forkerte modtagere.
Hvad med kryptering?
Når du ved at det er muligt at kryptere et regneark, bliver du muligvis bekræftet af en falsk følelse af sikkerhed. Så selvom det lyder smart, er kryptering af et regneark normalt blot baseret på en adgangskode – som ikke er stærkere eller svagere end du gør den.
Den ene adgangskode deles derefter mellem mange mennesker, hvilket skaber en masse potentielle sikkerhedslækager.
Selvom du opretter en sikker adgangskode, er der ganske nemt at omgå den. En hurtig Google-søgning efter hvordan man knækker en excel-adgangskode giver dig eksempelvis millionvis af resultater og guides til hvordan.
Dette er naturligvis ikke en opfordring.
Ingen auditeringsmuligheder
Når data først er indtastet i et regneark, bliver det meget sværere at spore, hvordan i bruger eller deler disse data. Sammenlign f.eks. et regneark, som alle har adgang til, mod en enkeltstående mikro-app med revisionsspor og adgangslogfiler. Med en mikro-app kan i bedre overvåge, forhindre og stoppe potentielle datalæk.
Fra kaotiske regneark,
til unikt forretningssystem
Mange små og mellemstore virksomheder bruger regnearket til at holde styr på ordrer, fakturering, logistik, kalkulationer og en lang række andre informationer i hverdagen.
Det er en smart, nem og billig løsning for de fleste til at starte med.
Men ofte sker det, at der kommer flere (og mere komplicerede) regneark til i takt med at virksomheden vokser, og så bliver det sværere og sværere at bevare overblikket. Og når det sker, så begynder fejlene at opstå.
Kender du til det?
Vores simple og brugervenlige it-løsninger hjælper dig og dine kolleger med at holde snuden i sporet, så I kan bruge tiden på det, I er bedst til.
Hvordan kan en mikro-app hjælpe?
Du tænker nok, at ideen om at oprette en app til at erstatte dine regneark og sikre din virksomheds data kan føles som et kæmpe projekt. Men med low-code værktøjer som Zoho Creator, kan man oprette en mikro-app i løbet af ganske kort tid. Og under alle omstændigheder meget hurtigere end med traditionel softwareudvikling.
Så selvom det måske lyder som et lille projekt, bør du stadig have en håndfuld overbevisende grund til at gå i gang – så hér er et par af fordelene, der kan gøre jeres databehandling mere sikker:
Nemmere og mere sikker deling
I stedet for at have flere kopier af et regneark i forskellige e-mail-indbakker, sikrer en mikro-app at al jeres data er samlet ét sted.
Individuelle brugere kan stadig udgøre en sikkerhedsrisiko – men du kan håndhæve strenge krav til adgangskoder, såsom brug af tegn, længde og gyldighedsperiode af brugeres adgangskoder.
En anden fordel er, at en central mikro-app betyder, at du ikke behøver at bekymre dig om hvorvidt alle bruger de mest relevante data. I stedet for at jonglere med flere versioner af det samme regneark, hver med forskellige oplysninger, kan jeres team logge ind på jeres egen mikro-app og altid have den mest relevante information ved hånden.
Adgangs- og privilegiekontrol
Som nævnt ovenfor har regneark ikke detaljeret kontrol over hvem der kan tilgå hvad.
Når i derimod bruger en mikro-app, kan i dog lave en rollebaseret opdeling af brugere og derefter tildele adgang og privilegier baseret på disse roller. Hvis nogen har brug for at kunne se en del af et datasæt, men ikke det hele, kan du konfigurere det.
Faktisk kan du oprette en rolle, der har en helt anden visning af dataene. For eksempel kan du lade ledere få adgang til det store overblik (med mest data synligt), mens andre medarbejdere kun har adgang til de oplysninger, der er relevante for dem.
På denne måde er der ingen grund til at huske at give de rette adgangsniveauer til hver person i hver fil. Du kan også begrænse eksportrettigheder, så brugere ikke kan eksportere dataene, medmindre deres rolle kræver det. Dette reducerer både utilsigtede og forsætlige datalækager.
Er du klar til at skifte?
Du kan tænke, at det sikkert tager en frygtelig masse tid at flytte jeres regneark til en mikro-app, det være sig fra strømlining af jeres dataarbejdsprocesser og tilføjelse af flere sikkerhedslag.
Den eneste virkelige ulempe er dog den tid og kræfter, der bruges på at oprette appen. Og afhængigt af dit teams tekniske evner og ressourcer kan det faktisk gøre markant hurtigere end du tror.
Hvis jeres virksomhed kun lejlighedsvist benytter jer af regneark og ikke har brug for en fuld database eller måske slet ikke har følsomme data, ja, så er det måske bedre for jer blot at holde jer til regneark.
Hvis ikke, kan en digital løsning måske være noget svaret.
